Mail Merge di Ms. Word

Membuat Mail Merge di MS. Word

                Sebelum kita mempelajari Cara Membuat Mail Merge kita harus mengenal apa itu mail merge. Mail merge yaitu salah satu sarana yang disediakan oleh MS. Word untuk mempermudah pekerjaan pengguna dalam rangka membuat surat dinas atau dokumen lain yang membutuhkan banyak data. Mail Merge sendiri dapat kita temukan di tab mailings setelah itu klik Start Mail Merge.

Cara Membuat Mail Merge

1.       Membuat Dokumen Induk

Dalam pembuatan Mail Merge di MS. Word, yang pertama kita lakukan yaitu membuat dokumen induk. Dokumen induk di sini yaitu dokumen yang nantinya menjadi tempat tujuan dari tabel rujukan. Contoh dari dokumen induk yaitu seperti surat dinas yang di tujukan kepada banyak orang. Dimana nantinya kita tidak perlu memasukan data-data masing-masing orang secara manual.

2.       Membuat Data Rujukan

Membuat data rujukan bisa langsung dibuat di mail merge maupun menggunakan MS. Excel. Jika data yang kita butuhkan banyak, lebih baik kita menggunakan MS. Excel dalam pembuatan dokumen rujukan.

Pembuatan Data

Bukalah Ms. Excel, dan buatlah data yang dibutuhkan. Buatlah data dengan vertikal, dan pada kolom paling atas nantinya berfungsi sebagai nama kolom, usahakan nama kolom sesuai dengan data yang dibutuhkan pada dokumen induk agar kita mudah saat nanti insert data. Dalam pembuatan data rujukan tidak ada maksimal minimal, jadi buatlah data rujukan berapa pun yang dibutuhkan.

3.       Membuat Mail Merge

Setelah kita selesai dengan membuat dokumen induk dan data rujukan sekarang kita memasukkan data rujukan ke dokumen induk.

a.       Buka lagi Dokumen Induk dan jangan lupa menutup jendela Data Rujukan

b.      Klik pada Tab Mailings

c.       Start Mail Merge

d.      Untuk memudahkan dalam penggunaan Data Rujukan yang dari File Berbeda gunakan step by step mail merge wizard

e.      Setelah kita klik maka akan muncul pilihan data apa yang akan kita buat, pada contoh kali ini kita akan membuat Kartu Hasil Studi, maka bisa pilih Letters karena konsep pada Kartu Hasil Studi tidak jauh beda dengan Surat.

f.        Pada Step ke-2 maka akan ada 3 pilihan, maka kita pilih saja pilihan yang pertama yaitu “Use the current document”, karena kita telah membuka dokumen induk.

g.       Pada Step ke-3 maka kembali akan ada 3 pilihan, maka kita pilih saja “Use an existing list” hal ini karena kita telah membuat datanya dalam bentuk excel, kemudian klik browse dan cari di mana Data Rujukan kita berada.

h.      Setelah itu pada step ke-4 kita bisa pilih More Items, setelah itu akan muncul Nama Kolom Rujukan dari Kolom Teratas Data Rujukan yang telah kita buat.  Kemudian, Insert masing-masing Data Rujukan itu sesuai tempatnya masing-masing. Contoh : Pada nama kita insert Nama, pada NPM kita Insert NPM.

i.         Pada step ke-5 kita bisa cek satu per satu data kita dengan klik di kanan kiri recipent.

j.        Jika terdapat data yang salah atau cacat kita bisa edit data tersebut pada Ms. Excel dengan menutup dahulu jendela Dokumen Induk kita, jika kesalahan hanya pada peletakan insert data kita bisa kembali pada step-4.